ビルとスマホのいい関係 コストダウンだけではないメリットとは

ビル管理にスマホを活用する方法にはいくつかありますが、そのうちのひとつが入退室管理です。

現在、入退室管理には、いくつかの種類があります。*1

パスワード（テンキー）認証

かつてはセキュリティエリアへの立ち入りは、ドアノブ付近に設置したテンキーで暗証番号を入力するというのがメインでした。あるいは何かのパスワードを入力するという形です。

しかし、この方法では、利用者がパスワードを忘れてしまうということがあります。安全性のために複雑なパスワードを設定すると覚えにくい、かといって単純なパスワードは解析・流出しやすいという欠点があります。

ICカードによる認証

次は、いま多く見られる、ICカードによる認証です。社員証に鍵の役割も持たせるというもので、カードをかざすことで入館、入室ができ、解錠・施錠もできます。

ただこの場合、ICカードを常に持ち歩かなければならないという手間が生じるだけでなく、ビル管理全体として考えると、退職や人事異動があった際にICカードは回収して新規発行しなければならず、そのためのコストがかかります。
また、紛失した場合、拾われて悪用される場合があります。

スマホアプリによる認証

そして新しい技術として、スマホアプリによる認証があります。
こちらはコストダウンにも繋がります。

スマホアプリを活用することのメリットとして、まずオフィス来館者への対応があげられます。ICカードの場合、受け入れ担当者があらかじめ申請を行い、来館者は受付や警備担当者などからICカードを受け取る必要があります。また、退出時にはICカードの返却も必要です。このようにICカードの場合は、カードの発行、受け渡しや、回収などに手間とコストがかかってしまいます。

しかし、スマホアプリによる管理の場合、手元のスマホアプリで設定さえしておけば、顧客のスマホが入館証となりスムーズに来訪してもらえるのです。

カードとスマホの受付フローの比較

上の図を見ても、ICカードでの管理に比べてかなり省力化されていることがわかるでしょう。

また、スマホアプリはIoTで他のアプリや機能との連携が可能です。アプリに様々な機能を追加したり他のアプリとの連携を広げていくことで、物理的なコストをかけることなくオフィスユーザーやその顧客の利便性を向上させ続けることができます。

通信ができるというスマホの特徴は、色々な場面で利用できます。

例えば、戸田建設本社ビル（東京・中央区）のフロアでは、自社開発のアプリ「T-BuSS®」を三菱電機グループが開発した「Ville-feuille®」のIoTプラットフォームと連携させることで、スマホでエレベーターの呼び出しや行き先階の登録ができるシステムを実現しています。*2

「T-BuSS®」イメージ（図左：ビル内設備やサービスと連携した機能一覧、図右：エレベーターの呼び出し操作）

長時間エレベーターホールで顧客や従業員を待たせることなく、また、行き先もあらかじめ設定できるので、両手がふさがっていても楽にエレベーターを利用できることになります。

また、フロア内に複数のエレベーターがある場合も、どのエレベーターがやってくるか事前に把握できるので、迷うこともなくなります。

さらに、フロア内でロボットを導入している場合、ロボットとも通信することで予約したエレベーターに載せるという形で、自律的「階をまたぐ移動」、いわゆる”縦移動”も可能になるのです。

また、スマホを通信可能なビル管理ツールとすることで、DXが一気に進みます。

スマホアプリによって可能になるDX

フロア内で迷ったり困った人がいても位置を把握してスムーズな案内ができます。食堂からロボットが自動的にドリンクを配達することもできるでしょう。業務の効率化に繋がります。

また、会議室自体の空き状況をすぐに把握して顧客との面会時間を設定することもできます。

防災への応用も

さらに、こうした「見える化」のなかでも、「誰がどこにいるか」を把握することは、災害時の人的被害低減にも繋がります。有事の際には、社員が集中している場所へ救護を優先的に送り出すことで、救助までの時間短縮が期待できます。
また、日頃社員がどこにいることが多いか、などを見える化できていれば、備蓄の最適化に繋がり、ロスを防ぐこともできます。

なお、企業に対してオフィスの変更理由を調査したところ、ビルの保有形態（自社保有・賃貸）に関わらず、「従業員満足度の向上のため」という回答が、もっとも大きな理由としてあげられています。*3

オフィスを変更する理由

従業員の利便性が向上する、従業員が満足するオフィスのニーズが高くなっていることがわかります。

快適なオフィス環境を提供しながら、コストダウンをはかる。

そのために、誰もが常に持ち歩くスマホが新しい可能性を持つツールになっていきそうです。